Uma das etapas dos projetos, abertura de empresas ou dos planos de ação é o famoso cronograma. O cronograma ou uma lista de tarefas faz parte da rotina de qualquer líder ou empreendedor que busca atingir seus objetivos com eficiência. Acontece que na maioria das vezes, muita gente faz esse “bendito” cronograma quase que impossível de ser cumprido, ou com prazos curtos demais. Aqui vou mostrar algumas técnicas para melhor atingir os prazos de um cronograma. Uma delas é o uso de “buffers” – intervalos de tempo entre uma atividade e outra. Na verdade, quase ninguém os considera, e são exatamente eles que podem ou não fazer seu projeto obter sucesso.

Acreditar que uma tarefa vai terminar exatamente no prazo estipulado, é o mesmo que acreditar que um médico vai te atender na hora marcada. Geralmente, as atividades acontecem subsequentes umas às outras, ou paralelas – quando há vários recursos ou pessoas envolvidas. Quando consideramos os buffers entre elas, estamos prevendo alguns fatores de riscos externos ou internos que podem acontecer ao longo do seu projeto; além de eventuais atrasos entre as tarefas. Alguns dos exemplos de fatores externos de risco são queda na energia, greves, trânsitos, acidentes e outros. Exemplos de fatores internos de risco podem ser abstenção de funcionários, queda no sistema, mudança no escopo do projeto bem como outros fatores de acordo com cada empresa.

Esse conceito de “buffers” é muito usado entre os profissionais de Projetos, pois é muito estudado pelo Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI). De acordo com eles, quanto mais você considerar os buffers em projetos, mais realista você estará em relação ao seu prazo final. E com isso, mais eficaz na gestão de riscos. Isso mostra que, a maioria das pessoas que acabam não considerando essas brechas de tempo entre uma tarefa e outra, podem vir a ter fracasso na conclusão ou na entrega do projeto.

Outra maneira de atingir o sucesso na execução de suas tarefas é entendendo melhor como você calcula os prazos de cada uma delas. Normalmente, o dono da empresa ou o gestor da área é o responsável pela definição dos prazos de cada tarefa e ele faz isso pensando na entrega final do projeto, sem muito levar em consideração se o prazo é realista ou não. Quando visto pelo ponto de vista...

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Tatiana Garcia

Coluna Empreendedorismo

Formada em Administração de Empresas com Ênfase em Marketing (ESAMC), MBA Executivo em Gerenciamento de Projetos (FGV), MBA Internacional em Gestão Negócios (OHIO), Apoiadora do Curso de Liderança e Comunicação de Alta Performance Master Mind; ela hoje tem uma experiência em 10 anos em Finanças no Brasil e na Austrália, onde ocupou uma vaga em Gerente de Projetos no State Street of Boston. Especialista em Franchising, ela abriu sua própria empresa que promove um novo conceito para ajudar os empresários brasileiros a melhorarem seus resultados, ter uma equipe mais engajada e a inovar.Email: franquias.mb@gmail.com