Em artigo recente mencionei que temos uma variedade de elementos em nossa vida pessoal e profissional, exigindo energia e tempo, e com isso somos consumidos demais, passando muitas vezes a viver em função da agenda de outros.

E algumas perguntas que te faço é: você tem aproveitado seu tempo de forma eficiente? Existem elementos em sua vida que estão consumindo maior tempo e energia do que deveriam? Quais? O que você deve fazer para equilibrar esses elementos e ter uma agenda prazerosa, positiva e produtiva?

 Quero te ajudar com 4 passos importantes nessa direção.

O primeiro deles: você precisa ter de forma clara e específica quais são seus objetivos de vida a curto, médio e longo prazo. Por duas razões: primeiro porque sempre teremos mais demandas do que o tempo necessário e é ilusão achar que conseguiremos cumprir todas as tarefas do nosso dia.

Em segundo lugar, porque temos a tendência de colocar a agenda profissional e os nossos problemas como prioridade para resolver, e depois tentar encaixar o resto.

Impossível!

A visão de futuro bem definida te permitirá priorizar os elementos e a agenda de forma equilibrada e produtiva.

O segundo passo é identificar a sua rotina. Se você não possui o hábito de fazer isso ou, então, sente que não tem qualquer controle sobre sua agenda, você precisa listar suas tarefas durante um tempo para enxergar melhor sua rotina. Minha sugestão é que a cada 15 minutos do seu dia você anote o que está fazendo. Programe seu celular para tocar nesse intervalo e anote todas as tarefas. Faça isso durante uma semana inteira e você irá perceber quais são as atividades que estão preenchendo sua agenda e consumindo o seu tempo. Com certeza alguns aprendizados acontecerão com esse exercício.

O terceiro passo é classificar suas atividades. Dentre várias metodologias, gosto muito da “Tríade do Tempo”, desenvolvida por Christian Barbosa. Segundo o autor, a forma como utilizamos nosso tempo pode ser dividido em 3 tipos de atividades:

·        Tarefas Importantes: são aquelas que você faz e são significativas em sua vida, te levando a resultados voltados aos seus sonhos e objetivos. E mais, são tarefas que permitem você trabalhar com tempo de qualidade.
Como exemplo nessa categoria, temos: brincar com o filho, enviar flores para a esposa, ajudar o próximo, meditar, marcar encontro com um amigo especial, estabelecer determinada parceria de negócio, dedicar tempo à equipe do escritório, etc. Cada atividade depende dos objetivos e sonhos de cada um.

·        Tarefas Urgentes: todas aquelas que o tempo é curto ou já se esgotou. Em geral, surgem em cima da hora e causam certo estresse.

Como exemplo, qualquer atividade que tenha que ser feito JÁ! Veja a diferença: uma tarefa importante que todos temos é fazer check-up com o cardiologista. Isso exige tempo de planejamento e é importante. Sabe quando virou uma tarefa urgente? Quando alguém precisou às pressas te levar para o pronto-socorro.
Apesar de ser hábito de muitas pessoas, a tarefa urgente te interrompe no dia-a-dia e te faz esquecer das outras tarefas (e geralmente importantes) que tem a fazer.

·        Tarefas Circunstanciais: são as tarefas desnecessárias. Não te levam a lugar algum, não trazem resultado e geralmente estão vinculadas ao comodismo ou por serem “socialmente” apropriadas, ou seja, estão na lista para satisfazer a necessidade de outros.
Exemplos: compromissos sociais que você aceita por não conseguir dizer NÃO; relatórios infindáveis no trabalho que ninguém irá utilizar, nem seu chefe; programas de TV inúteis; conversas intermináveis no cafezinho da empresa, etc.

Classificou?!?!?

Por último, como quarto passo, estabeleça um planejamento assertivo e determine uma agenda funcional efetiva e prazerosa.

O desafio é manter uma agenda baseada nas tarefas mais importantes, e colocar em segundo plano as tarefas urgentes e circunstanciais. É claro que elas sempre existirão, mas sob o seu controle.

Isso envolverá disciplina, planejamento e mudança de hábitos. E, quando algo sair do planejado e tarefas urgentes/circunstanciais prevalecerem, seja flexível... afinal, não somos robôs programados para acertar sempre.

A proposta é maior do que uma administração de listas, tarefas e agendas. E sim ampliar nosso tempo para viver em busca de nossa visão, sonhos e objetivos.

Gustavo Nicolini

Coluna Coaching

Master Coach e palestrante, formado pela Federação Brasileira de Coaching Integral Sistêmico (Febracis), com certificação internacional pela Florida Christian University (FCU). Possui MBA em Administração com ênfase em Gestão pela Fundação Getulio Vargas (FGV), Mestrado em Educação pela PUC-Campinas e Bacharel em Odontologia pela PUC-Campinas. Experiência de 14 anos como gestor de empresas, atuando nas áreas de planejamento estratégico, gestão de projetos e processos, desenvolvimento e treinamento de equipes. 

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